O luxo de uma mesa organizada

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O luxo de uma mesa organizada

Maria Montessori disse uma vez: “Uma mesa desarrumada é um sinal de uma mente desordenada”. Sim, mas sempre consigo encontrar tudo! Ah, e seus colegas de trabalho podem encontrar as coisas que precisam em sua mesa? As regras básicas para uma política de mesa limpa são: você nunca deve ter mais em na mesa do que você está realmente trabalhando; uma mesa desorganizada é sempre chamado para distração. E se você deixar seu local de trabalho por qualquer período de tempo, nada deve ser deixado para trás na mesa. Um empregado foi perguntado por que ele carregou quatro pilhas de arquivos para seu local de trabalho todas as manhãs e ele respondeu: Caso contrário, meu chefe pode não ver como estou ocupado!


Não há “marcas territoriais”

A gestão da mudança tem de ser capaz de combater este tipo de mentalidade (e muitos outros também), a fim de implementar a nova maneira de trabalhar com êxito. Outra regra difícil é: você nunca pode personificar o local de trabalho. Você não pode fazer o que, por exemplo, os cães fazem – marcar o seu território “deixando seu cheiro”. Se você estiver em um restaurante, você não vai deixar suas coisas deitado sobre a mesa até a próxima vez que você come lá, vai?

Confidencialidade

A quarta regra básica é: não existe tal coisa como um arquivo pessoal. Tudo o que é produzido no escritório pertence à empresa e todas as informações em arquivo deve, portanto, em princípio, ser acessível à organização. Sim, eu sei que alguns arquivos são confidenciais. Mas eles só se tornam confidenciais depois de terem sido marcados como tal. A confidencialidade é geralmente excessivamente exagerada e isso deve ser levado em consideração no processo de mudança. Apenas 0,5% de todos os arquivos são realmente confidenciais, mas ninguém se dá ao trabalho de procurar arquivos que não estejam marcados como “Confidencial”. Pode soar estranho de um “especialista de armazenamento”: mas uma mesa limpa em um escritório moderno leva a menos armários e reduz a quantidade necessária de espaço de armazenamento, mas exige melhores sistemas de armazenamento.

Dia do lixo

Se você decidir introduzir uma política de mesa limpa, você também deve ter em conta as seguintes diretrizes:
Nomeie um gerenciador de desordem. Isso pode ajudá-lo a dizer adeus a “velhos e acarinhados” efeitos pessoais sem experimentar problemas psicológicos.
Jogue fora qualquer coisa que você não tenha tocado por um ano inteiro ou envie para o arquivo estático. Manter um arquivo de ‘memorandos velhos’ é uma perda de tempo, especialmente se eles foram escritos no século passado!
Pense se você deve jogar fora qualquer coisa que você não tocou em seis meses.
Armazene tudo o mais sistematicamente.
Com arquivos / depósitos baseados em departamento / departamento, você não tem arquivos pessoais. Você só pode colocar as coisas que você está trabalhando diretamente em sua pasta (móvel). Todos os arquivos devem também ser mantidos em um depósito central.
Digite o máximo possível. Se aplicável, configure seu próprio banco de conhecimento da empresa para otimizar o acesso remoto à informação.
Espaço de gabinete não deve ser atribuído pessoalmente, mas deve ser atribuído com base em empregos. Se você está doente amanhã, alguém tem que ser facilmente capaz de encontrar os arquivos que eles precisam.
Nenhum arquivo da empresa pode ser colocado ou (pior) armazenado nos armários dos funcionários.

Uma política de mesa limpa eficaz ajuda a manter o resto do escritório arrumado e torna a limpeza mais fácil. É um pré-requisito para reduzir a quantidade de metros quadrados e serve como um convite para as pessoas a sentar-se e entrar em contato uns com os outros.

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